Je online landschap bij een fusie: inventariseren, beoordelen en archiveren

Wanneer twee of meer organisaties fuseren, groeit het online landschap tijdelijk flink: tijdelijk meer websites, cloudapplicaties, domeinnamen, apps en social accounts dan normaal, terwijl er uiteindelijk één nieuwe organisatie overblijft. Dit artikel beschrijft een stapsgewijze aanpak om dat landschap in kaart te brengen en te harmoniseren, en hoe dip je daarbij ondersteunt.

Drie fases bij een fusie

Uit eerdere gemeentelijke fusies waarbij dip is ingezet, komt telkens hetzelfde patroon terug:

1. Inventariseren: wat hebben de fuserende organisaties allemaal, waarom hebben ze dat, en wie is de eigenaar?
2. Beoordelen: wat gebeurt er met elk kanaal? Blijft het bestaan zoals het is, wordt het aangepast aan de nieuwe situatie, wordt het volledig opnieuw ontwikkeld, of vloeit het af?
3. Uitvoeren: nieuw ontwikkelen, bestaand aanpassen, en archiveren van wat verdwijnt en archiefplichtig is.

Een complete uitrol volgens een strak projectplan is in de praktijk lastig: afdelingen werken vaak in hun eigen tempo aan de fusie. Een gefaseerde aanpak, waarbij je met een compact team begint en gaandeweg opschaalt, werkt beter dan in één keer iedereen tegelijk aan de slag te laten.

Fase 1: Inventariseren

Voordat je kunt harmoniseren, moet je eerst weten wat er precies is. In dip breng je het online landschap van beide organisaties in kaart: websites, cloudapplicaties (kanalen achter een login), losse domeinnamen, mobiele apps en social accounts.

Voor elk kanaal leg je vast:

• Wat het is: dip signaleert bijvoorbeeld automatisch welke domeinen doorverwijzen (redirects), zodat je een compleet beeld krijgt van alle domeinen die uiteindelijk naar de nieuwe situatie moeten worden omgezet.
• Waarom het er is: leg met notities vast waarom een kanaal bestaat en welke afspraken erover gemaakt zijn, zodat die kennis niet alleen in iemands hoofd zit.
• Wie de eigenaar is: leg leveranciers, redacteuren, eigenaren en samenwerkingspartners vast, en koppel ze aan het juiste kanaal met de juiste rol. Vooral bij samenwerkingspartners, denk aan gemeenschappelijke regelingen of stichtingen die namens de organisatie beleid uitvoeren, is dit tijdens een fusie relevant: wie voert straks welk beleid uit, en verandert daar iets aan?

Juist tijdens een fusie leunt een organisatie zwaar op de kennis van specialisten: mensen die precies weten waarom een bepaald kanaal bestaat, welke afspraken ooit gemaakt zijn, of wat er met een twijfelgeval is besloten. Die kennis zit vaak alleen in hun hoofd, wat een risico is zodra iemand een andere rol krijgt of vertrekt.

Deze inventarisatie loopt bewust gelijk op met het opstellen van beleid en werkafspraken voor de nieuwe organisatie: de twee voeden elkaar. Wat je aan kanalen, eigenaarschap en gebruik aantreft, geeft input voor het nieuwe beleid, en het nieuwe beleid bepaalt op zijn beurt weer wat er in fase 2 met een kanaal moet gebeuren.

Let op met de omvang. Wat op het eerste gezicht een overzichtelijk aantal websites lijkt, blijkt vaak uit veel meer pagina's en documenten te bestaan dan gedacht. Wees daarom voorzichtig met stellige ambities, zoals "alles wordt digitaal toegankelijk", voordat je weet hoeveel content dat daadwerkelijk raakt.

Een deel van het landschap bestaat vaak uit websites die eigenlijk documentsites zijn, zoals jaarverslagen en begrotingen op een eigen URL. Zulke content kun je vaak in één keer aanpakken: archiveer de content en haal 'm uit het actieve landschap. Dat maakt de rest van de klus meteen een stuk overzichtelijker.

Fase 2: Beoordelen

Zodra duidelijk is wat er is en waarom, beoordeel je per kanaal wat ermee moet gebeuren:

• Blijft bestaan zoals het is: geen actie nodig, hooguit meenemen in het beheer van de nieuwe organisatie.
• Wordt aangepast: het kanaal blijft bestaan, maar moet worden aangepast aan de nieuwe situatie, bijvoorbeeld een nieuwe huisstijl of naam.
• Wordt volledig opnieuw ontwikkeld: bijvoorbeeld een nieuwe website op het CMS dat de nieuwe organisatie heeft gekozen.
• Vloeit af: het kanaal verdwijnt.

dip voert hiervoor een aantal geautomatiseerde controles uit die een objectieve basis geven voor die discussie, in plaats van een discussie op onderbuikgevoel.

Fase 3: Uitvoeren

De beoordeling uit fase 2 vertaal je nu naar actie:

• Nieuw ontwikkelen: kanalen die from scratch opnieuw gebouwd worden voor de nieuwe organisatie.
• Bestaand aanpassen: kanalen die blijven bestaan, maar aangepast worden aan de nieuwe situatie.
• Archiveren van wat verdwijnt: niet elk kanaal dat afvloeit hoeft gearchiveerd te worden, dat is alleen nodig als het archiefplichtig is. Zie Welke websites moet je archiveren? en, voor social media, Welke social media-accounts moet je archiveren? voor hoe je dat per kanaal bepaalt.

Alles wat archiefplichtig is en verdwijnt, archiveer je voordat het offline gaat. Zo neem je zonder zorgen afscheid van oude websites en social media kanalen: de content blijft beschikbaar, ook voor inwoners die iets terugzoeken maar niet meer precies weten op welke website ze dat gezien hadden.

Eén omgeving, of eerst gescheiden werken?

Tijdens een fusie werk je meestal eerst met gescheiden dip-omgevingen per organisatie, zodat elke organisatie op eigen tempo kan werken. Naar de fusiedatum toe worden deze omgevingen samengevoegd tot één omgeving voor de nieuwe organisatie. Bij een fusie van meer organisaties tegelijk voorkomt dit ruis in een vroeg stadium; bij een fusie van twee organisaties kan het ook prima werken om eerder al samen te werken in één omgeving, zodat je gezamenlijk aan taken kunt werken.

Praktische aanpak

1. Begin met een compact team, bijvoorbeeld het online team aangevuld met informatiebeheer.
2. Start met kanalen waarvan iedereen het direct eens is: "ja, die is van ons."
3. Bespreek de twijfelgevallen daarna intern.
4. Werk de rest gefaseerd bij.
5. Betrek pas in een latere fase meer collega's, wanneer de basis op orde is.

Let op: dip is een hulpmiddel, geen wondermiddel. Het werk, het daadwerkelijk beoordelen, harmoniseren en soms offline halen van kanalen, blijft mensenwerk. Wat dip doet, is dat werk overzichtelijk en onderbouwd maken, zodat je sneller tot besluiten komt en die besluiten kunt onderbouwen met feiten in plaats van met een onderbuikgevoel.