Welke social media-accounts moet je archiveren?

Niet elk social media-account van een overheidsorganisatie hoeft op dezelfde manier gearchiveerd te worden. De Handreiking sociale media archivering van het Nationaal Archief onderscheidt drie soorten accounts, elk met een eigen afweging.

1. Primaire accounts: altijd archiveren

Dit zijn de hoofdkanalen van de organisatie: het centrale X-, Facebook-, Instagram-, LinkedIn- of YouTube-account van de gemeente of provincie zelf. Voor deze accounts geldt een vaste toets:

• Is het account officieel van de organisatie, beheerd door of namens haar?
• Wordt er publiek toegankelijke informatie gedeeld (posts, stories, video's, metadata)?
• Vindt er communicatie plaats over taken, besluiten of dienstverlening?

Als het antwoord op deze vragen ja is, wat voor primaire accounts vrijwel altijd het geval is, dan is archivering verplicht.

2. Secundaire accounts: per geval afwegen

Dit zijn overige accounts die de organisatie beheert, vaak gericht op een specifiek project, thema, doelgroep of campagne. Denk aan een account voor duurzaamheid, toerisme, een gebiedsontwikkeling of een jongerenplatform. Hiervoor geldt geen automatisch ja of nee, maar drie vragen:

1. Is het account in beheer van de organisatie, of van een verbonden partij die namens de organisatie communiceert? Zo ja, dan valt het onder de archiefplicht.
2. Bevat het kanaal inhoud met publieke, maatschappelijke of historische waarde? Denk aan project-updates, participatietrajecten of crisiscommunicatie.
3. Wordt de informatie elders al systematisch gearchiveerd? Als de content een volledig duplicaat is van een bronsysteem, zoals een RIS of subsidieportaal, is aparte archivering mogelijk niet nodig. Let op: dit geldt zelden voor social media, omdat berichten zelf unieke context, interactie en metadata bevatten die in het bronsysteem ontbreken.

3. Accounts van bewindspersonen: kijk naar de rol, niet naar het label

Een burgemeester, wethouder of directeur die structureel communiceert in zijn of haar ambtelijke hoedanigheid, valt met dat account ook onder de archiefplicht. Doorslaggevend is niet of het account "persoonlijk" heet, maar of er (ook) namens de organisatie wordt gecommuniceerd: een beleidsbesluit toegelicht, crisiscommunicatie verzorgd, of een officieel statement gedeeld.

Bij gemengde accounts, waar persoonlijke en ambtelijke berichten door elkaar lopen, geldt: het hele account wordt meegenomen. Onderscheid tussen persoonlijk en officieel is in de praktijk niet duurzaam te handhaven, dus splitsen is geen werkbare optie.

Vastleggen in je inventarisatie

Leg per account vast tot welke categorie het behoort en wat de uitkomst van de afweging is. Zo ontstaat een compleet en uitlegbaar overzicht, ook wanneer een account later van eigenaar wisselt of een nieuw project een nieuw kanaal oplevert.

Consistentie is belangrijker dan perfectie

Begin bij de primaire accounts, die zijn het minst voor discussie vatbaar. Werk vandaaruit naar de secundaire accounts en de accounts van bewindspersonen. Belangrijker dan een perfecte eerste inventarisatie is dat de werkwijze herhaalbaar is, zodat nieuwe accounts vanzelf in hetzelfde proces terechtkomen.