Waarom moeten overheidswebsites gearchiveerd worden?

Websites veranderen voortdurend. Wat vandaag online staat, kan morgen alweer aangepast of verwijderd zijn. Voor overheidsorganisaties is dat een probleem, want een website is niet alleen een communicatiemiddel. Het is ook een bron van informatie waarop burgers, bedrijven en de organisatie zelf kunnen terugvallen. Webarchivering zorgt ervoor dat die informatie bewaard blijft, ook als de website zelf verandert.

De wettelijke basis

De verplichting om overheidsinformatie te bewaren staat in artikel 3 van de Archiefwet 1995: overheidsorganen zijn verplicht hun archiefbescheiden "in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren". Deze wet dateert uit 1995 en is oorspronkelijk geschreven met het papieren archief in gedachten, maar geldt onverkort voor digitale informatie, dus ook voor websites.

Het Nationaal Archief heeft deze verplichting voor websites specifiek uitgewerkt in de Richtlijn Archiveren Overheidswebsites. Deze richtlijn beschrijft onder andere:

• volledige en incrementele harvests (het periodiek vastleggen van een website)
• het gebruik van het WARC-bestandsformaat (ISO 28500), zodat archieven ook op de lange termijn leesbaar blijven
• ontsluiting van het webarchief, zodat het raadpleegbaar is
• periodieke kwaliteitscontrole van het archief
• overbrenging naar een e-Depot voor blijvende bewaring

Goed om te weten: in de praktijk wordt lang niet elke overheidswebsite daadwerkelijk gearchiveerd. Dat is een risico, want daarmee kan informatie verloren gaan die burgers, onderzoekers of de organisatie zelf op een later moment nodig hebben.

Er komt een nieuwe Archiefwet

De Archiefwet 1995 wordt vervangen door de Archiefwet 2026. De Tweede Kamer nam het wetsvoorstel op 18 februari 2025 unaniem aan, de Eerste Kamer stemde op 12 mei 2026 in. Beoogd is dat de nieuwe wet, samen met het bijbehorende Archiefbesluit en de Archiefregeling, per 1 januari 2027 in werking treedt.

De kernverplichting van artikel 3, het bewaren van informatie in een goede, geordende en toegankelijke staat, blijft in de nieuwe wet bestaan. Wel wordt deze aangevuld: overheidsorganen moeten voortaan expliciet "passende maatregelen" treffen, juist om digitale informatie duurzaam toegankelijk te houden. Daarnaast gaat de overbrengingstermijn naar een archiefdienst van twintig naar tien jaar, worden gemeenten, provincies en waterschappen verplicht een archivaris aan te stellen, en wordt het toezicht op archiefbeheer aangescherpt. Voor webarchivering verandert de verplichting zelf dus niet wezenlijk, maar de wet legt meer nadruk op digitaal informatiebeheer als geheel.

Meer dan een wettelijke verplichting

Webarchivering is niet alleen iets dat "moet". Het is ook praktisch nuttig, om verschillende redenen.

1. Bedrijfsvoering

Medewerkers hebben regelmatig toegang nodig tot oudere webpagina's, bijvoorbeeld om vragen van burgers te beantwoorden, rapportages op te stellen of eerdere content te hergebruiken. Een webarchief werkt dan als naslagwerk.

2. Verantwoording over overheidshandelen

Websites documenteren wat een organisatie op een bepaald moment heeft gecommuniceerd of besloten. Dat is relevant bij Woo-verzoeken, raads- of commissiedebatten, audits en rekenkameronderzoeken. Zonder archief is niet meer na te gaan wat er ooit online stond.

3. Recht- en bewijszoekende burgers

Informatie op een overheidswebsite kan de basis vormen voor rechten van burgers en bedrijven, bijvoorbeeld bij het aanvragen van een vergunning of subsidie. In bezwaar- en beroepsprocedures kan het ontbreken van deze informatie tot problemen leiden.

4. Onderzoek

Onderzoekers gebruiken overheidswebsites om te bestuderen hoe organisaties besluiten nemen, met crises omgaan of met burgers communiceren. Zonder webarchief is dat soort onderzoek achteraf niet meer mogelijk.

5. Erfgoed

Een website zegt ook iets over de tijd waarin die gemaakt is: taalgebruik, vormgeving, onderwerpen. Op de lange termijn is een webarchief daarmee net zo goed een stuk digitaal erfgoed als foto's of film dat zijn.

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

Webarchivering is dus een combinatie van wettelijke plicht en praktisch belang. De volgende stap is meestal de vraag welke websites precies onder de archiefplicht vallen, en hoe vaak ze gearchiveerd moeten worden.