Waarom moet je social media archiveren?

Gemeenten, provincies en andere overheidsorganisaties gebruiken LinkedIn, X, Instagram, Facebook en YouTube dagelijks voor publieke dienstverlening, crisiscommunicatie, beleidscommunicatie en interactie met inwoners. Dat betekent dat wat daar gepubliceerd wordt, net als op een website, valt onder de archiefplicht. Toch wordt social media-content in de praktijk zelden gearchiveerd.

Social media zijn vluchtig, niet vrijblijvend

Berichten worden aangepast of verwijderd, accounts worden opgeheven, en platforms komen en gaan. Zonder archivering verdwijnt de overheidscommunicatie die daar ooit stond, vaak zonder dat iemand het merkt.

Daar komt bij dat overheden voor deze kanalen afhankelijk zijn van platforms die ze zelf niet beheren. De aanbieders van social media bepalen hun eigen spelregels: accounts kunnen worden beperkt of verwijderd, en data wordt vaak verwerkt en opgeslagen buiten de EU. De archiefplicht verandert daar niets aan. Die blijft bestaan, ook als het platform zelf verdwijnt of ontoegankelijk wordt.

De wettelijke basis

De Archiefwet maakt geen onderscheid tussen een website en een social media-post. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen om hun archiefbescheiden "in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren". Als je als overheid informatie publiceert bij het uitvoeren van je taken, moet die informatie gearchiveerd worden, ook als het op LinkedIn, X of YouTube staat.

Het Nationaal Archief heeft dit specifiek uitgewerkt in de Handreiking sociale media archivering. Deze handreiking beschrijft de volledige keten: van selectie van te archiveren kanalen, via vastlegging en beheer, tot overdracht aan een e-Depot. Ze is van toepassing op social media-kanalen die door of namens een overheidsorganisatie worden beheerd, en waarop publiek toegankelijke, niet-gepersonaliseerde informatie wordt gedeeld. Berichten, profielinformatie, metadata, afbeeldingen, video's en links horen daar allemaal bij.

Goed om te weten: een aparte aanpak voor social media-archivering is nodig. Websitearchivering dekt social media-kanalen niet automatisch mee, ook al horen ze wel in dezelfde inventarisatie van je online landschap thuis.

Er komt een nieuwe Archiefwet

De Archiefwet 1995 wordt vervangen door de Archiefwet 2026, die naar verwachting per 1 januari 2027 in werking treedt. De kernverplichting van artikel 3 blijft bestaan en wordt aangevuld met de eis dat overheidsorganen expliciet "passende maatregelen" treffen om digitale informatie duurzaam toegankelijk te houden. Voor social media-archivering verandert de verplichting zelf dus niet wezenlijk, maar de wet bevestigt dat digitaal informatiebeheer, inclusief social media, structureel op orde moet zijn.

Meer dan een wettelijke verplichting

Ook los van de wettelijke plicht is social media-archivering praktisch waardevol.

1. Toegang zonder account

Content op social media is formeel vaak openbaar, maar niet altijd echt toegankelijk. Platforms tonen berichten geregeld pas volledig als een bezoeker zelf is ingelogd. Voor inwoners die geen LinkedIn, X, Instagram of Facebook, Youtube of Bluesky gebruiken, of daar bewust geen account op willen aanmaken, is die informatie dan in de praktijk niet te bekijken. Ook al is ze bedoeld voor iedereen. Een archief maakt deze berichten beschikbaar, los van het platform, zodat ook mensen zonder account bij de communicatie van je organisatie kunnen.

2. Crisiscommunicatie en verantwoording

Bij crises verloopt communicatie vaak grotendeels via social media. Achteraf moet reconstrueerbaar zijn wat, wanneer en hoe is gecommuniceerd, bijvoorbeeld voor een evaluatie, een Woo-verzoek of een raadsonderzoek.

3. Recht- en bewijszoekende burgers

Ook toezeggingen of informatie die alleen via social media is gedeeld, kunnen relevant zijn in bezwaar- en beroepsprocedures. Zonder archief is niet meer na te gaan wat er ooit is gepubliceerd.

4. Bescherming tegen platformwijzigingen en accountverlies

Een gearchiveerd kanaal blijft raadpleegbaar, ook als het platform de spelregels wijzigt, het account wordt opgeheven, of de organisatie zelf besluit te stoppen met een kanaal.

5. Erfgoed

Social media documenteren, net als websites, hoe een organisatie zich op een bepaald moment presenteerde en communiceerde. Op de lange termijn is dat net zo goed digitaal erfgoed.

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

Niet elk social media-account hoeft op dezelfde manier gearchiveerd te worden. De volgende stap is de vraag welke accounts precies onder de archiefplicht vallen, en welke rol secundaire accounts of accounts van bewindspersonen daarin spelen.