Wat is de selectielijst, en wat betekent die voor je websites?

Een selectielijst is niet iets dat een organisatie zelf verzint. Het is een wettelijk verplicht instrument onder de Archiefwet, en de meeste overheidsorganisaties werken al met een vastgestelde selectielijst, vaak van lang voordat er over webarchivering werd nagedacht.

Wat is een selectielijst?

Artikel 5 van de Archiefwet verplicht de zorgdrager, de bestuurlijk verantwoordelijke, bij een gemeente het college van burgemeester en wethouders, om een selectielijst op te stellen. Die lijst beschrijft de archiefbescheiden van de organisatie en geeft aan welke categorieën voor blijvende bewaring in aanmerking komen, en welke na een bepaalde termijn vernietigd moeten worden.

Aan een selectielijst worden concrete wettelijke eisen gesteld: een titel die duidelijk maakt over welk overheidsorgaan het gaat, een overzicht van de taken van de organisatie, een systematische opsomming van archiefbescheiden met bewaartermijnen, en een toelichting op de gemaakte afwegingen. Het besluit tot vaststelling wordt gepubliceerd in de Staatscourant, en een selectielijst geldt voor ten hoogste twintig jaar.

Goed om te weten: voor gemeenten en intergemeentelijke organen bestaat een landelijke, generieke selectielijst, vastgesteld door de minister. De meeste gemeenten werken hiermee, in plaats van zelf een volledig eigen selectielijst te ontwikkelen.

Wat betekent dit voor je websites?

De generieke selectielijst is geschreven voor archiefbescheiden in het algemeen, niet specifiek voor websites of social media-kanalen. Websites bevatten vaak informatie die onder verschillende categorieën uit de selectielijst valt: beleidscommunicatie, dienstverlening, correspondentie. De praktische opgave is dus niet het maken van een nieuwe selectielijst, maar het vertalen van de bestaande selectielijst naar concrete keuzes per website: welke content valt onder welke categorie, en wat betekent dat voor de archiveringsfrequentie en bewaartermijn?

De afweging welke websites gearchiveerd moeten worden is een eerste stap in die vertaling. De bewaartermijn die daarna geldt, volgt uit de toepasselijke categorie in de selectielijst.

Deze vertaling toepassen in dip Insights

1. Ga uit van de geldende selectielijst van je organisatie, meestal de generieke gemeentelijke selectielijst.
2. Loop in dip Insights de websites langs en stel per website de archiveringsstatus in (Onbeoordeeld, Periodiek archiveren, Eenmalig archiveren, Niet archiveren of Niet archiveerbaar), op basis van de inhoud en de toepasselijke categorie.
3. Filter in het Webarchief-insight op websites die nog "Onbeoordeeld" zijn, en werk die lijst periodiek af.

Tip: gebruik tags in dip Insights om websites te groeperen naar de categorieën uit de selectielijst die je toepast. Zo blijft zichtbaar welke website onder welke categorie valt, ook als de vertaalslag zelf buiten dip Insights wordt vastgelegd.

Blijf de vertaling actueel houden

De selectielijst zelf wijzigt niet vaak, maar het online landschap wel: nieuwe websites komen erbij, oude verdwijnen, en de toepassing op individuele websites kan na verloop van tijd achterhaald raken. Plan daarom een periodieke review van die vertaling in, los van de selectielijst zelf.