Welke websites moet je archiveren?

Niet elke website van een overheidsorganisatie hoeft gearchiveerd te worden. De archiefplicht geldt voor informatie die hoort bij de taken van de organisatie, maar een campagnesite, een kaartapplicatie of een doorgeefluik naar een ander systeem valt daar niet automatisch onder. Om per website tot een onderbouwde keuze te komen, helpt het om een paar vaste vragen te doorlopen.

Vraag 1: is de website van jouw organisatie?

Het beginpunt is simpel: gaat het om een website van de organisatie zelf, of om een website van een verbonden partij (bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling of een samenwerkingsverband)?

• Is het een eigen website? Dan ga je verder bij vraag 2.
• Is het een website van een verbonden partij? Dan is de vervolgvraag of de inhoud van die website raakt aan de taken van jouw organisatie. Is dat zo, dan komt de website alsnog in aanmerking voor archivering. Is dat niet zo, dan hoeft jouw organisatie deze niet te archiveren.

Vraag 2: bevat de website publiek relevante content?

Websites die geen inhoudelijke, historische of maatschappelijke waarde hebben, vallen meestal buiten de archiefplicht. Twee categorieën komen hier vaak langs:

Webapplicaties zonder contentpagina's. Denk aan een formulierenwebsite of een kaartapplicatie die puur functioneel is. Er is geen redactionele inhoud om te bewaren, dus archiveren voegt weinig toe.

Websites achter een login. Een mijn-omgeving is niet publiek toegankelijk en valt daarom in de regel buiten de archiefplicht voor overheidswebsites. Bij websites die gedeeltelijk achter een login zitten, kijk je specifiek naar het publiek toegankelijke deel.

Vraag 3: is dit eigenlijk een ontsluiting van een ander systeem?

Sommige websites, zoals een raads- of bestuursinformatiesysteem, tonen vooral content uit een ander bronsysteem: raadsnotulen, besluiten, vergaderstukken. In dat geval ligt het voor de hand om te archiveren bij de bron, in plaats van de ontsluitende website zelf te archiveren. Dat voorkomt dubbel werk en zorgt dat de archivering plaatsvindt waar de informatie daadwerkelijk ontstaat.

Vraag 4: hoe vaak verandert de content?

Zodra vaststaat dat een website archiefplichtig is, bepaalt de wijzigingsfrequentie hoe vaak er gearchiveerd moet worden:

Wijzigt de content...	Archiveer dan...
Dagelijks tot wekelijks	Dagelijks
Incidenteel (maandelijks)	Maandelijks
(Bijna) nooit meer, of de site gaat binnenkort offline	Eenmalig

Een hoofdwebsite die voortdurend wordt bijgewerkt, vraagt dus om een andere aanpak dan een campagnesite die na afloop van een project niet meer verandert.

Vastleggen in dip

Voor elke website in dip leg je de uitkomst van dit afwegingsproces vast als archiveringsstatus.

Consistentie is belangrijker dan perfectie

Het is niet erg als niet elke afweging in één keer feilloos is. Belangrijker is dat je dezelfde vragen consequent toepast op al je websites, zodat er een herhaalbare en uitlegbare werkwijze ontstaat. Begin bij twijfel met de websites die de meeste bezoekers trekken of het meest gevoelig liggen, en werk van daaruit verder.