Welke websites zijn van ons?
Het klinkt simpel, maar veel organisaties weten niet precies welke websites er allemaal van hen zijn.
Het klinkt als een eenvoudige vraag, maar bij de meeste organisaties is het antwoord verrassend ingewikkeld. Tijdens demonstraties van dip horen we regelmatig:
"Die website is helemaal niet van ons."
Even later blijkt dat er toch een verantwoordelijkheid ligt, of juist andersom. Alleen als je weet welke websites, apps en andere online kanalen onder jouw verantwoordelijkheid vallen, kun je voldoen aan wet- en regelgeving rondom digitale toegankelijkheid, informatiebeveiliging, privacy, archivering en beheer en je online landschap gaan verbeteren.
Waarom is dit zo lastig?
Online kanalen ontstaan vaak verspreid door de organisatie. **Bijvoorbeeld omdat: *** een afdeling een campagnesite laat ontwikkelen
- een leverancier een domeinnaam registreert namens de organisatie
- na een fusie websites worden overgenomen
- een project een eigen website krijgt die na afloop blijft bestaan
- een samenwerkingsverband een gezamenlijke website ontwikkelt
- een externe partij communicatie verzorgt namens jouw organisatie
Na een paar jaar weet vaak niemand meer precies waarom een website ooit is gemaakt, wie verantwoordelijk is of zelfs dat de website nog bestaat.
Goed om te weten: Vrijwel iedere organisatie die met dip begint ontdekt websites, domeinen of online diensten waarvan niemand het bestaan nog kende.
Wanneer hoort een website bij jouw organisatie?
Er bestaat geen wet die letterlijk definieert welke websites van een organisatie zijn. Verschillende wetten kijken hier ieder vanuit hun eigen perspectief naar. Binnen dip hanteren we daarom een praktische definitie die is gebaseerd op verschillende wetten en op ervaringen van honderden overheidsorganisaties. Daarmee ontstaat een werkbare manier om je online landschap af te bakenen. We onderscheiden vier categorieën.
1. Websites die je zelf hebt laten ontwikkelen
Dit is de eenvoudigste categorie. Het gaat om websites waarvoor jouw organisatie opdracht heeft gegeven, die nog steeds worden beheerd en waarvoor meestal jaarlijks kosten worden betaald.
Denk bijvoorbeeld aan:
- de hoofdwebsite
- campagnesites
- subsites
- intranetten
- portalen
Of het technisch beheer intern of extern wordt uitgevoerd, maakt daarbij niet uit. De verantwoordelijkheid blijft bij de organisatie.
2. Websites van samenwerkingsverbanden
Deze categorie zorgt vaak voor discussie. Veel overheidsorganisaties werken samen in regionale of landelijke verbanden. Daarbij ontstaan gezamenlijke websites, portalen of platforms. De vraag is dan: Welke verantwoordelijkheid heeft onze organisatie eigenlijk? Vaak is dat nergens duidelijk vastgelegd. Het advies is daarom:
- registreer deze websites wel in dip
- leg vast welke rol jouw organisatie heeft
- noteer wie eigenaar is
- beschrijf welke afspraken hierover zijn gemaakt Zo voorkom je dat dezelfde discussie ieder jaar opnieuw wordt gevoerd.
3. Websites die een publieke taak ondersteunen
Dit is misschien wel de belangrijkste categorie. Een website hoeft namelijk niet door jouw organisatie gebouwd te zijn om toch onder jouw verantwoordelijkheid te vallen.
Een voorbeeld: Een gemeente geeft een aannemer opdracht om groot onderhoud aan een straat uit te voeren. Onderdeel van die opdracht is communicatie met bewoners. De aannemer maakt hiervoor een website waarop inwoners zich kunnen aanmelden voor een informatieavond. Stel dat via dat formulier persoonsgegevens uitlekken. Dan is dat niet uitsluitend een probleem van de aannemer. De gemeente blijft verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens omdat de website is ontwikkeld voor de uitvoering van een publieke taak.*
Met andere woorden: Ook wanneer een leverancier of opdrachtnemer een website bouwt of beheert, kan deze nog steeds onderdeel zijn van jouw online landschap.
4. Websites waarop jouw organisatie zichtbaar is
Soms is een organisatie niet verantwoordelijk voor een website, maar lijkt dat voor bezoekers wel zo.
Bijvoorbeeld omdat:
- het logo van jouw organisatie erop staat
- jouw organisatie als partner wordt genoemd
- inwoners denken dat de website bij de overheid hoort
In zulke gevallen is het verstandig deze websites toch te registreren. Niet omdat je eigenaar bent, maar omdat je snel wilt weten:
- wie de eigenaar is
- wie je kunt benaderen bij incidenten
- welke relatie jouw organisatie met de website heeft
Soms is een website juist níét van jullie
Ook dat is waardevolle informatie. Soms ontstaat discussie over een website en wordt uiteindelijk bewust besloten: Deze website behoort niet tot onze organisatie. Leg ook dat besluit vast.
Noteer daarbij:
- waarom dit besluit is genomen
- wanneer
- door wie
- wie wél verantwoordelijk is
Zo voorkom je dat collega's over een jaar opnieuw dezelfde discussie voeren.
Hoe dip hierbij helpt
dip is ontworpen om dit overzicht te creëren en bij te houden.
Inventarisatie
Registreer alle websites, domeinen, apps en social accounts op één plek. Niet alleen de sites die je actief beheert, maar ook de sites die je bent vergeten.
Eigenaarschap
Koppel aan elke website een eigenaar, leverancier en andere contactpersonen. Zo weet je altijd wie verantwoordelijk is.
Monitoring
dip controleert automatisch of websites nog online zijn, of certificaten verlopen, en of ze voldoen aan de standaarden. Sites die je bent vergeten, worden zo vanzelf zichtbaar.
Aan de slag
- Begin met een lijst van alle domeinen die bij je organisatie geregistreerd staan
- Voeg ze toe aan dip (eventueel via de importfunctie)
- Gebruik de functie Eigenaar zoeken voor sites waarvan je niet weet wie ze beheert
- Werk het overzicht regelmatig bij
Tip: Vraag bij je domeinregistrar (bijv. SIDN) een overzicht op van alle .nl-domeinen die op naam van je organisatie staan. Dat is vaak de snelste manier om je landschap compleet te krijgen.
Tip: Download onderstaand stroomschema: 'welke websites zijn van jouw organisatie'
