Hoe vind je alle websites en online kanalen van jouw organisatie?
Hoe weet je zeker dat je alle websites en online kanalen van jouw organisatie in beeld hebt? In dit artikel lees je hoe je met een combinatie van deskresearch, bestaande bronnen en de kennis van collega's een compleet en actueel overzicht opbouwt van je online landschap.
Een compleet overzicht van alle websites, subdomeinen en online kanalen is de basis voor goed online beheer. Toch blijkt in de praktijk dat veel organisaties niet precies weten welke websites er allemaal zijn. Er ontstaan in de loop der jaren campagnesites, projectwebsites, applicaties en subdomeinen die buiten beeld raken.
Wanneer we een organisatie voor het eerst in dip zetten, vullen we het daarom vaak al met een groot deel van het online landschap.
Maar hoe vind je die websites eigenlijk? Hieronder vind je een aanpak die zich in de praktijk heeft bewezen.
1. Begin bij het hoofddomein
Het hoofddomein van je organisatie is meestal het beste startpunt. Kijk welke subdomeinen actief zijn. Juist daar vind je vaak websites en applicaties die onderdeel zijn van het online landschap.
Denk bijvoorbeeld aan:
- afspraak.organisatie.nl
- kaarten.organisatie.nl
- vacatures.organisatie.nl
- projecten.organisatie.nl
Controleer welke subdomeinen actief zijn en bepaal of ze onderdeel moeten zijn van je overzicht in dip.
2. Gebruik het dashboard DigiToegankelijk
Veel overheidsorganisaties hebben hun websites al geregistreerd in het Dashboard DigiToegankelijk. Dat maakt dit een uitstekende bron om je inventarisatie mee aan te vullen.
Loop de lijst door en beoordeel welke websites en applicaties je ook in dip wilt opnemen. Dit is vaak een snelle manier om een groot deel van het online landschap in beeld te krijgen.
3. Doe een gerichte zoekactie op internet
Een eenvoudige zoekopdracht op de naam van je organisatie levert vaak verrassende resultaten op.
Zo vind je regelmatig:
- oude projectwebsites
- campagnesites
- zelfstandige platforms
- websites die ooit door een afdeling zijn gestart en nog steeds online staan
Het voelt soms als een zoektocht door een dichtbegroeid bos, maar juist die onverwachte vondsten maken het de moeite waard.
4. Controleer Basisbeveiliging.nl
Veel organisaties gebruiken ook Basisbeveiliging.nl. Technische collega's hebben daar vaak al domeinen of systemen geregistreerd.
Controleer of daar nog websites of online diensten tussen staan die je in de eerdere stappen nog niet hebt gevonden.
5. Vraag de organisatie om mee te zoeken
Deskresearch brengt je ver, maar de mensen binnen je organisatie weten vaak nog veel meer.
Plaats bijvoorbeeld een oproep op het intranet waarin je collega's vraagt om websites, webapplicaties of andere online kanalen te melden.
Maak het zo eenvoudig mogelijk:
- gebruik een formulier of centraal e-mailadres
- leg uit waarom het belangrijk is
Geef collega's een kleine beloning wanneer zij een onbekende website aandragen.
Een actueel overzicht kost onderhoud
Een volledig overzicht ontstaat niet in één dag. Door regelmatig bovenstaande stappen te herhalen, blijft je online landschap actueel.
Dat is belangrijk, want alleen wanneer je weet welke websites en online kanalen je organisatie heeft, kun je ze pas goed beheren.
Wat doe je met websites die níét van jouw organisatie zijn?
Tijdens inventarisaties ontstaat regelmatig discussie over websites waarvan niet helemaal duidelijk is of ze bij de organisatie horen.
Een praktische oplossing is om alleen die websites vast te leggen waar regelmatig vragen over ontstaan.
Je kunt deze bijvoorbeeld: als beëindigd registreren of alleen als domeinnaam opnemen zonder deze actief te monitoren.
Leg vervolgens in de omschrijving vast waarom is besloten dat deze website géén onderdeel is van het online landschap van jouw organisatie.
Zo voorkom je dat dezelfde discussie ieder half jaar opnieuw gevoerd moet worden.