Overstappen naar dip Webarchief: hoe verloopt de migratie?

Een overstap naar een nieuwe archiveringsleverancier voelt al snel als een risico: je wil geen gat in je webarchief, en de historische archieven moeten intact blijven. Met een aantal vaste stappen verloopt de overstap gecontroleerd.

Waarom overstappen

Organisaties stappen om uiteenlopende redenen over naar dip Webarchief: het samenbrengen van historische, eenmalige en actieve archieven in één omgeving, een toegankelijke publieke portal, beter kunnen zoeken binnen en over websites heen, of een archief dat aantoonbaar aan de actuele richtlijnen van het Nationaal Archief voldoet.

1. Voorbereiden

Voordat de migratie start, breng je in kaart welke websites en accounts binnen scope vallen: naam en URL, eventuele domeinaliassen, eigenaar of technisch beheerder, status (actief, tijdelijk, offline), en gewenste toegang (openbaar of intern). Op basis daarvan volgt een offerte en overeenkomst met dip Webarchief.

2. Parallel starten

Zodra de overeenkomst getekend is, start dip Webarchief direct met archiveren, ook voor websites die onder de oude leverancier nog actief zijn. Dat parallel archiveren voorkomt een gat in de tijdlijn: er wordt geen periode gemist tussen het stoppen van de oude en het starten van de nieuwe archivering.

3. Oude leverancier opzeggen

Het contract met de vorige leverancier wordt opgezegd per eerstvolgende mogelijkheid, met inachtneming van de gebruikelijke opzegtermijn. Bij de opzegging wordt gelijk verzocht om uitlevering van alle bestaande webarchieven in het WARC-formaat (ISO 28500), inclusief beschikbare metadata.

4. Exportgegevens ontvangen

De vorige leverancier levert de WARC-bestanden aan, doorgaans binnen vier tot zes weken. Naast de bestanden zelf zijn een overzicht van alle geëxporteerde websites, de beschikbare metadata en eventuele bekende fouten of onvolledige captures belangrijk om mee te vragen.

5. Migratie en kwaliteitscontrole

dip Webarchief verzorgt de volledige migratie van de historische archieven:

1. ontvangst en registratie van de bestanden
2. controle van aantallen, omvang en checksums
3. technische validatie van de WARC-bestanden
4. koppeling van bestanden aan de juiste website en archiefperiode
5. import, verwerking en indexering
6. steekproefsgewijze inhoudelijke en visuele controle
7. rapportage van bevindingen en eventuele afwijkingen

De doorlooptijd hangt vooral af van het datavolume en de kwaliteit van de aangeleverde export, maar voor een complete batch is twee tot vier weken na ontvangst een realistische inschatting.

Goed om te weten: dip Webarchief past een origineel WARC-bestand nooit stilzwijgend aan. Blijkt een bestand beschadigd, onvolledig of niet valide, dan wordt dat vastgelegd en volgt overleg of een nieuwe export nodig is of dat de afwijking gemotiveerd wordt geaccepteerd.

6. Ingebruikname

Na acceptatie van de laatste batch beschikt de organisatie over één centrale, doorlopende webarchiefomgeving: historische en nieuwe archieven naadloos aaneengesloten, met één dashboard voor beheer en directe, kosteloze toegang tot de WARC-bestanden.

Het proces in het kort

1. Scope en overeenkomst worden vastgesteld.
2. dip Webarchief start parallel met archiveren, zodat er geen archiveringsgat ontstaat.
3. Het contract bij de oude leverancier wordt opgezegd en de export aangevraagd.
4. De exportgegevens worden ontvangen, doorgaans na vier tot zes weken.
5. dip Webarchief migreert, valideert en importeert de historische archieven.
6. Na acceptatie is de nieuwe, doorlopende webarchiefomgeving in gebruik.

Zorg dat de overeenkomst met dip Webarchief op tijd rond is, zodat de parallelle archivering kan starten voordat het oude contract afloopt. Dat is de belangrijkste voorwaarde om een archiveringsgat te voorkomen.