[CONCEPT] Standaardrollen: verplichte contactrollen per kanaaltype instellen

Waarom standaardrollen?

Bij contacten en eigenaarschap vastleggen lees je hoe je per kanaal rollen aan contacten koppelt. In de praktijk komen bij veel organisaties steeds dezelfde rollen terug: elk kanaal heeft een Eigenaar en een Beheerder nodig. Elke cloudapplicatie een Leverancier, en zo verder. Dat handmatig voor elk kanaal opnieuw bijhouden is foutgevoelig. Een nieuw kanaal wordt aangemaakt en de rol Eigenaar wordt vergeten, of een bestaande website blijkt na een reorganisatie ineens zonder technisch beheerder te zitten.

Met standaardrollen leg je centraal vast welke rollen bij welk kanaaltype horen. dip houdt vervolgens voor elk kanaal bij of aan die basis is voldaan, en helpt je ontbrekende rollen in één keer aan te vullen.

Verplicht versus standaard

Bij het instellen van een rol kies je niet alleen de rol zelf, maar ook of je er een vast contact aan koppelt. Dat onderscheid werkt door in hoe dip een rol aanmerkt:

• Een rol zonder gekoppeld contact is een verplichte rol: dip verwacht dat elk kanaal van het gekozen type deze rol heeft, wie de invulling ook is.
• Een rol met een gekoppeld contact is een standaardrol: naast de eis dat de rol aanwezig is, weet dip ook wie daar standaard bij hoort.

Dit onderscheid zie je terug in de tellingen en knoppen verderop in dit artikel. Voor het aanvullen zelf bestaat er daarnaast een tussenvorm, aanbevolen, die verderop wordt uitgelegd.

Standaardrollen instellen

Ga naar Beheer → Standaardrollen. Voor elke regel stel je in:

1. Rol: bijvoorbeeld Eigenaar, Adviseur, Beheerder of Leverancier.
2. Toevoeging (optioneel): een korte omschrijving, bijvoorbeeld "hosting" of "content".
3. Contact (optioneel): een vast contact dat je aan deze rol koppelt. Laat je dit leeg, dan is de rol verplicht maar vrij invulbaar.
4. Types: voor welke kanaaltypes deze regel geldt. Kies Alle, of vink specifieke types aan zoals Website, Cloudapp, Domeinnaam, App of Social.

Voeg zo veel regels toe als nodig via de lege rij onderaan, en sla op. Rechtsboven vind je de knop Overzicht per site, die je direct naar het overzicht van ontbrekende rollen brengt.

Deze instelling geldt meteen voor elk kanaal dat je vanaf nu toevoegt: nieuwe kanalen voldoen bij aanmaak automatisch aan de ingestelde standaardrollen.

Zien welke kanalen nog niet voldoen

Dat overzicht, Ontbrekende standaard/verplichte rollen, toont in één keer welke kanalen nog niet aan de ingestelde standaard voldoen. Per kanaal toont dip:

• het huidige aantal ingevulde rollen,
• hoeveel rollen ontbreken volgens de op dit moment ingestelde eisen ("ontbreekt, validatie"),
• en hoeveel er in totaal ontbraken toen het kanaal voor het eerst gecontroleerd werd ("ontbreekt, initieel").

Kanalen die niet voldoen zijn rood gemarkeerd. Je kunt zoeken op naam of URL en filteren op kanaaltype. Via Bewerken ga je direct naar de contactenpagina van dat kanaal.

Rollen aanvullen bij een bestaand kanaal

Voor kanalen die al bestonden voordat je de standaardrollen instelde, gebeurt er niets automatisch: dip werkt bestaande kanalen niet met terugwerkende kracht bij. Je moet per kanaal zelf de contactenpagina openen en de aanvulling bevestigen. Zodra je dat doet, zie je een melding met daarin, afhankelijk van wat ontbreekt, tot drie knoppen:

• Aanvullen tot minimum: voegt precies genoeg ontbrekende rollen toe om het kanaal weer aan de basis te laten voldoen, zonder daar een contact bij in te vullen. Handig als je zelf wilt bepalen wie welke rol krijgt.
• Aanvullen tot aanbevolen: kijkt per rol (en eventuele toevoeging) of die al op het kanaal voorkomt. Ontbreekt hij, dan wordt hij toegevoegd inclusief het ingestelde standaardcontact. Staat hij er al, ook met een andere invulling dan de standaard, dan gebeurt er niets. Dit is meestal de handigste keuze: je krijgt geen dubbele rollen, en waar mogelijk wordt het contact meteen ingevuld.
• Aanvullen tot de standaard: voegt altijd alle ingestelde standaardrollen toe, inclusief contact, ook als die rol al bezet is door iemand anders. Hierdoor kun je dubbele rollen krijgen, bijvoorbeeld een tweede Redacteur naast een bestaande. Gebruik deze knop alleen als je bewust de volledige standaardset wilt overnemen, duplicaten inbegrepen.

Geven twee of drie knoppen hetzelfde resultaat, dan toont dip alleen de knoppen die daadwerkelijk van elkaar verschillen.

Gebruik het overzicht Ontbrekende standaard/verplichte rollen om te zien welke bestaande kanalen deze bevestiging nog nodig hebben.